Dokumentenmanagement

KI ist nur so zuverlässig wie die Dokumentenbasis, auf die sie zugreift. Sind Berechtigungen, Versionen, Verantwortlichkeiten oder Klassifizierungen nicht sauber geregelt, entstehen Risiken für Sicherheit, Compliance und Nachvollziehbarkeit. Der Beitrag zeigt, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Unternehmen jetzt umsetzen sollten, um KI-gestützte Dokumentenprozesse kontrollierbar und auditierbar zu gestalten.

Software-Asset-Management steht und fällt mit der Datenqualität. SAM-Tools zeigen, welche Software installiert ist. Aber ohne verlässliche Vertragsdaten fehlt die kaufmännische Gegenseite. Das Problem: Viele DMS-Systeme liefern nur unvollständige Exporte, fehlende Mengenangaben und unvollständig gepflegte Fristen. Der Artikel zeigt, wie Administratoren ihre Vertragsdaten so aufbereiten, dass ein SAM-Abgleich möglich wird.

Xerox setzt im eigenen Unternehmen stark auf mobiles Arbeiten. IT-Administratoren stehen dabei vor der Herausforderung, Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit unter einen Hut zu bringen. Wie sich dezentrales Arbeiten auf das Management von Druck- und Dokumentenprozesse auswirkt, haben wir mit Melanie Goddard, Geschäftsführerin der Xerox GmbH Deutschland, diskutiert.

Mit Version 3.1 seiner cloudbasierten Kollaborationsplattform DocSpace will ONLYOFFICE die Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen erweitern. Die Open-Source-Software, die auf das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in virtuellen Räumen mit festgelegten Rechten spezialisiert ist, führt neue Funktionen ein, die insbesondere auf strukturierte Arbeitsprozesse, externe Kooperation und anpassbare Nutzung abzielen.

Wenn Sie eine flexiblere Alternative zu den Windows-Bordmitteln für den Druck in das PDF-Format suchen, bietet sich das kostenfreie "eDocPrintPro PDF" an. Die Software installiert sich als Druckertreiber und erstellt aus jeglicher Quelle wie etwa Office-Suite, Browser oder Bildbearbeitung ein PDF-Dokument.

Für bestimmte Projekte ist die Konvertierung zwischen verschiedenen Markup-Formaten erforderlich. Häufig kommen dabei Standards wie Markdown, HTML, LaTeX oder E-Books zum Einsatz. Das kostenfreie Tool "Pandoc" ermöglicht die Umwandlung sowie das Lesen und Schreiben dieser Formate.

Foxit präsentiert Foxit for Salesforce. Die Software "Document Generation & eSign" soll für Ende-zu-Ende-Dokumenten-Workflows innerhalb des CRMs eines Unternehmens sorgen. Unternehmen erhalten damit unter anderem eine bedarfsgerechte Dokumentenerstellung und eSignatur-Tools.